상사가 서울 본사에서 대전 지사로 1박 2일 출장을 가게 되었다. 해당 지역에 자사의 연수원이 있고, 연수원에 임원진들을 위한 숙소가 있어 예약하였다. 관리실은 연수원 내에 위치하고 있다. 비서의 기본적인 준비 업무 중 가장 부적절한 것은?