상사는 다음 달에 국제금융시장의 변화와 관련하여 국제금융전문가를 모시고 외부회의를 개최하고자 한다. 초청인원은 약 50명 정도이고 사내에서는 10여명 정도가 참여한다. 회의 시간은 오전 9시부터 오후 5시까지이다. 회의 준비와 관련하여 김비서의 업무처리로 가장 적절하지 않은 것은?